Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Oltre ASD, in persona del legale rappresentante pro tempore Irene Fasano.

Sede legale: Via Doria 5/1B, 16043 Chiavari (GE).

Codice fiscale: 90078200103 — Partita IVA: 02687290995.

Recapiti: telefono +39 320 368 6975 — e-mail info@oltreasd.it.

Il Titolare può essere contattato ai recapiti sopra indicati per ogni questione relativa al trattamento dei dati personali e all'esercizio dei diritti dell'interessato.

Nell'ambito delle finalità indicate nella presente informativa, l'ASD tratta le seguenti categorie di dati personali:

• Dati anagrafici: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza/domicilio, eventuale fotografia se richiesta per il tesseramento o il badge associativo.
• Dati di contatto: numero di telefono, indirizzo e-mail, altri recapiti forniti dall'interessato.
• Dati relativi all'attività associativa: numero di tessera associativa, informazioni relative alle iscrizioni ai corsi/attività, prenotazioni, partecipazione ad allenamenti, eventi e iniziative dell'ASD.
• Dati economici e transazionali: dati relativi a pagamenti di quote associative, carnet, corsi e servizi, limitatamente alle informazioni necessarie alla gestione amministrativo-contabile (es. importi, causali, riferimenti di pagamento). I dati di carta di pagamento sono trattati direttamente dal fornitore del servizio di pagamento on-line, come meglio precisato al paragrafo 7.
• Dati relativi al certificato medico (dati appartenenti a categorie particolari): informazioni contenute nel certificato medico di idoneità alla pratica sportiva richiesto dalla normativa vigente o dal regolamento interno dell'ASD (esistenza e validità del certificato, data di rilascio e scadenza, medico certificatore).

Per i soci minorenni, sono inoltre raccolti e trattati i dati identificativi e di contatto di chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela, necessari alla gestione del rapporto associativo.

I dati personali sopra indicati sono trattati dall'ASD per le seguenti finalità:

1. Gestione del rapporto associativo e delle attività istituzionali dell'ASD (iscrizione del socio; gestione delle anagrafiche e delle comunicazioni organizzative come conferma iscrizioni, variazioni orari, chiusure, rinnovi tessera; gestione delle prenotazioni delle attività/sedute e degli acquisti di carnet o pacchetti di servizi). Base giuridica: adempimento di obblighi precontrattuali e contrattuali connessi all'adesione all'ASD.
2. Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali (gestione delle quote associative, corrispettivi per corsi, carnet e servizi; emissione e conservazione di documenti contabili e fiscali; adempimento di obblighi previsti da norme di legge e regolamenti applicabili). Base giuridica: adempimento di obblighi legali a cui è soggetto il Titolare.
3. Gestione del certificato medico di idoneità alla pratica sportiva (verifica del possesso e della validità del certificato medico richiesto per la partecipazione alle attività sportive; conservazione del certificato o dei dati essenziali per il periodo strettamente necessario alla gestione dell'idoneità sportiva). Base giuridica: consenso esplicito dell'interessato al trattamento dei dati relativi alla salute, attraverso apposito modulo di consenso separato.
4. Gestione dei soci minorenni (acquisizione del consenso e delle dichiarazioni da parte di chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela; gestione delle iscrizioni e delle attività in favore dei soci minorenni). Base giuridica: adempimento di obblighi precontrattuali e contrattuali connessi all'adesione del minore, nonché consenso del/dei genitore/i o di chi esercita la responsabilità genitoriale, ove richiesto.
5. Comunicazioni informative connesse all'attività associativa (invio di comunicazioni via e-mail, SMS o altri strumenti di messaggistica relative all'organizzazione e allo svolgimento delle attività istituzionali dell'ASD, alle scadenze, ai rinnovi, a modifiche di orari e servizi, ad assemblee e iniziative sociali). Base giuridica: interesse legittimo del Titolare alla corretta gestione del rapporto associativo e informativa sull'attività sociale; esecuzione del rapporto associativo.
6. Tutela dei diritti del Titolare (contenzioso e difesa in giudizio) (eventuale gestione di reclami e contenziosi, in sede stragiudiziale o giudiziale; esercizio e difesa dei diritti del Titolare). Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti.

Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui ai punti 1, 2 e 4 è necessario per l'instaurazione e la gestione del rapporto associativo. L'eventuale mancato conferimento può comportare l'impossibilità di procedere con l'iscrizione o di erogare i servizi richiesti. Il conferimento dei dati relativi al certificato medico (punto 3), ove richiesto dalla normativa o dai regolamenti interni, è necessario per la partecipazione alle attività sportive per le quali è prevista l'idoneità. Il trattamento di tali dati avverrà solo previo consenso esplicito tramite apposito modulo.

I dati personali sono trattati con strumenti cartacei e informatici, nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e limitazione della finalità, e con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza, tramite misure tecniche e organizzative adeguate a prevenire distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso non autorizzato ai dati. L'accesso ai dati è consentito esclusivamente a soggetti autorizzati dal Titolare, adeguatamente istruiti, nell'ambito delle rispettive mansioni e nei limiti strettamente necessari alle finalità sopra indicate.

Possono accedere ai dati personali, nei limiti delle rispettive competenze e incarichi, i seguenti soggetti:

• componenti degli organi direttivi dell'ASD;
• personale, collaboratori e soggetti che prestano la propria attività a favore dell'ASD, appositamente autorizzati e istruiti (ad esempio per la gestione delle iscrizioni, della contabilità, delle prenotazioni, della segreteria, delle comunicazioni organizzative).

Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, i dati personali possono essere comunicati a soggetti esterni che agiscono in qualità di Responsabili del trattamento o di titolari autonomi, tra cui, a titolo esemplificativo:

• consulenti e professionisti che supportano l'ASD negli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali, nei limiti degli incarichi conferiti;
• fornitori di servizi informatici, gestionali e di piattaforma tecnica utilizzati dall'ASD per la gestione dei dati e delle comunicazioni.

In particolare, nell'ambito degli strumenti utilizzati dall'ASD, i dati possono essere trattati, per conto del Titolare, da:

• Fornitore della piattaforma e del database (es. Supabase), per la gestione e conservazione dei dati in ambiente cloud, con server ubicati in Unione Europea (Irlanda);
• Fornitore del servizio di invio e-mail (es. Brevo), per l'invio di comunicazioni organizzative e informative ai soci;
• Fornitore del servizio di pagamento on-line (es. Stripe), per la gestione dei pagamenti elettronici. Il fornitore riceve e tratta direttamente i dati di pagamento (es. dati di carta), agendo come autonomo titolare per la parte di propria competenza; l'ASD riceve solo informazioni limitate alla corretta identificazione della transazione (importo, causale, esito del pagamento);
• Fornitore della piattaforma gestionale (es. Lovable), per il funzionamento del sistema di gestione di iscrizioni, prenotazioni, carnet e attività.

L'elenco aggiornato dei soggetti nominati Responsabili del trattamento è disponibile presso la sede dell'ASD e può essere richiesto dal socio ai recapiti del Titolare. I dati personali non sono oggetto di diffusione al pubblico risultando accessibili solo per quanto necessario alle finalità sopra indicate.

I dati personali sono conservati su server ubicati in Unione Europea (Irlanda). Alla data della presente informativa, non è previsto il trasferimento dei dati personali verso Paesi non appartenenti all'Unione Europea o a organizzazioni internazionali, fermo restando quanto potrà rendersi necessario in futuro nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa applicabile.

I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati. In particolare, in via generale:

• i dati anagrafici, di contatto e relativi al rapporto associativo sono conservati per tutta la durata del rapporto associativo e, successivamente, per un periodo non superiore a quello necessario a tutelare i diritti del Titolare e adempiere a obblighi legali e contabili;
• i dati amministrativo-contabili e fiscali sono conservati per i termini di legge previsti per la conservazione dei documenti contabili e fiscali;
• i dati relativi al certificato medico sono trattati e conservati per il tempo strettamente necessario alla verifica e gestione dell'idoneità alla pratica sportiva e comunque non oltre i periodi di validità previsti dalla normativa o dai regolamenti interni, salva ulteriore conservazione solo ove strettamente necessario per la tutela di diritti del Titolare.

Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o archiviati in forma non ulteriormente trattabile per le ordinarie finalità operative, nel rispetto dei principi di limitazione della conservazione e minimizzazione.

In qualità di interessato, il socio (o chi esercita la responsabilità genitoriale in caso di minore) può esercitare, nei confronti del Titolare, i seguenti diritti:

• diritto di accesso: ottenere conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e avere accesso a tali dati e alle informazioni connesse;
• diritto di rettifica: ottenere la rettifica dei dati personali inesatti o l'integrazione di quelli incompleti;
• diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio"), nei casi previsti dalla normativa vigente;
• diritto alla limitazione del trattamento, nei casi previsti dalla normativa vigente;
• diritto di opposizione al trattamento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, nei limiti in cui la normativa lo consente;
• diritto di revoca del consenso, ove il trattamento si basi sul consenso (ad esempio per l'utilizzo del certificato medico), restando ferma la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

Le richieste di esercizio dei diritti possono essere presentate per iscritto all'indirizzo della sede legale dell'ASD, oppure via e-mail ai recapiti indicati al paragrafo 1. L'ASD si impegna a dare seguito alle richieste dell'interessato nei termini e con le modalità previste dalla normativa applicabile. L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo presso l'Autorità di controllo competente, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa vigente.

L'ASD ha adottato procedure interne per la gestione di eventuali incidenti di sicurezza e violazioni dei dati personali (data breach), al fine di: rilevare tempestivamente eventuali eventi di compromissione dei dati; valutare i rischi per i diritti e le libertà degli interessati; porre in essere le misure di contenimento e ripristino; effettuare, ove richiesto, le comunicazioni alle Autorità competenti e, se necessario, agli interessati.

Per i soci minorenni, il trattamento dei dati personali avviene previo rilascio delle dichiarazioni e delle autorizzazioni da parte di chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela, e con particolare attenzione alla tutela della riservatezza e degli interessi del minore. L'iscrizione e la partecipazione alle attività che richiedono il trattamento di dati personali del minore (incluso il certificato medico, ove richiesto) sono subordinate alla sottoscrizione dell'apposita modulistica da parte del/dei genitore/i esercenti la responsabilità genitoriale o del tutore.

La presente informativa potrà essere oggetto di aggiornamenti in conseguenza di modifiche organizzative dell'ASD o alle disposizioni normative applicabili. La versione aggiornata sarà resa disponibile ai soci con le modalità ritenute più idonee (ad esempio pubblicazione in bacheca o sul sito/piattaforma utilizzata dall'ASD, invio via e-mail, consegna a mezzo segreteria).